Web de Evento

"Porque el papel está en deshuso, porque las cartas y folletos
ya no se leen, a lo sumo se miran. Utilice una web de evento"

Dependiendo de la tipología de empresa así como de la actividad en marketing que se realice en el seno de su compañía posiblemente dedique o dedicará esfuerzos a celebrar algún tipo de evento donde congrege a clientes o empleados de forma excepcional estos eventos bien podrán ser de carácter estrictamente interno, o un evento externo por ejemplo un stand es una feria de muestras o una presentación de productos.

Hasta hace pocos años las vías de comunicación que disponía su empresa para llegar hasta los clientes o destinatarios del evento para hacerles conocedores y partícipes de un evento determinado se limitaba al tradicional envío masivo de cartas también conocido como mailing, un sistema idóneo para su época que desde hace pocos años ha sido sustituido o complementado por el envío de emailing y otros nuevos métodos como el que le presentaremos en esta página.

Ambos sistemas, el mailing tradicional y el emailing adolecen de diferentes problemas particulares achacables en sí a su forma o método así como de un problema común de densidad de información, pues en su mayoría deberán aglutinar un exceso de información en un espacio pequeño, hecho que diluirá el mensaje principal del evento, contenido y fechas de celebración.

Analicemos pues algunas de las desventajas de estos sistemas para luego ver el sistema de moda, la web de evento o el microsite de evento que le proponemos dentro de nuestra oferta de servicios.

Envío de mailing tradicional
Tal y como parafraseamas bajo el título de esta página ya no existen personas que lean una carta o comunicado con el suficiente detenimiento y sorpresa como años atrás, quizá culpa del exceso, los constantes buzoneos a los que nos vemos sometidos tanto empresas como particulares han acabado por conseguir insensibilizarnos a la publicidad escrita.

Esta insensibilización desemboca en el peor de los síntomas, a menudo el destinatario rompe literalmente el sobre sin llegar a interesarse por su contenido.

Por esta misma razón el mailing tradicional es hoy ya un medio residual y deberá utilizarse tan sólo cuando ya exista una relación comercial previa con el cliente, es decir cuando el target espere algún comunicado de nuestra compañía de una forma más o menos periódica, bien sean facturas, reportes u otro tipo de comunicados que inviten al usuario a no ignorarnos a la primera.

Otra argumentación en contra del mailing tradicional es su desmesurado coste por impacto (coste por cada usuario que lea e interprete nuestra acción) así como la gran cantidad de tiempo necesaria para llegar a una persona mediante este sistema, sujeta a los tiempos de preparación y posterior envío, un caso típico de mailing tradicional nos supondrá:

+ Conceptualización de la campaña, esto es insalvable para cualquier medio
+ Obtención y preprocesado de la base de datos de destinatarios
+ Desarrollo de las creatividades para imprenta
+ Presentación y aprobación de maquetas
+ Impresión carta, folleto y sobres
+ Manipulados (introducción del material dentro del sobre)
+ Impresión de direcciones, etiquetas
+ Coste del procesado del envío y del envío propio
+ Gestión de retornos de correo en base de datos
+ Reporte de resultados

En definitiva, es un medio que tiende a desaparecer como punta de lanza de nuevos clientes, donde se muestra de escaso impacto y donde el ROI (Retorno de la inversión) es mínimo.

Envío de emailing (correo electrónico)
El email o envío de correos electrónicos de publicidad tuvo también sus auténticos días de gloria... pero fueron días, su vida como elemento publicitario ha sido realmente muy limitada, como máximo nos servirá para fortalecer y fidelizar por email a nuestros YA clientes, por ejemplo mediante Newsletters en cambio, bajo ningún concepto puede ser utilizado para abrir mercado como método de captación de nuevos mercados.

Captar nuevos clientes a través de email es una práctica en exceso invasiba y conocida bajo el término SPAM (Envío masivo de correo no solicitado), este hecho no deberá sorprender a nadie pues, partiendo que el objetivo es captar nuevos clientes para un determinado evento, si no existe relación comercial con el receptor del email no tenemos derecho alguno a poseer su dirección de email por lo que nuestros envíos masivos de email se convertirán en un caso típico de SPAM, dañando la imagen de nuestra marca o empresa.

Sin desvelar todas las razones le mostraremos alguno de los motivos por los que el emailing deberá ser planificado y monitorizado por profesionales para no incurrir en malaas prácticas o conseguir escasos resultados:

+ La diversidad de clientes de correo (Lotus, Outlook, OutLook Express, Gmail, Hotmail, FireBird, WebMail, etc) y/o sistemas operativos así como las políticas de seguridad de cada empresa destinataria podrán dar al traste con su acción
+ Los errores por email generan llamadas y un retorno contrariado del cliente
+ Tamaño del email limitado = información limitada
+ Exceso de información = falta de concepto

A favor del emailing podemos destacar su escaso coste por no precisar de impresión, este ahorro debería reinvertirse en un seguimiento más certero de los resultados o bien en unas creatividades mejores.

Todas estas razones nos llevan al mismo punto: el sistema más óptimo para comunicar un evento es la combinación de lo que llamamos una Web de Evento (Vea los ejemplos que acompañan esta página) más una pequeña acción de email informador.

La Web de evento
La solución que deDavid.com ofrece a sus clientes para alcanzar el éxito en cualquier evento es la creación de una web o microsite exclusivo para dicho evento.

Numerosos son los beneficios que aporta dicha tipología de web a su negocio, empezando por la consiguiente mejora de su imagen corporativa, pasando por resaltar la relevancia del evento hasta la parte más práctica y funcional que aporta la gestión mediante base de datos que los encargados de la organización del mismo agradecerán.

En este tipo de web además de reflejar una más que completa agenda del evento, con fechas, programas, materiales para ponencias, folletos, etc. El sistema puede encargarse del "booking" es decir de la preinscripción o inscripción de usuario para el evento, de forma que usted dispondrá de una completa base de datos con todos los asistentes.

Sin entrar en mayores detalles funcionales le señalamos una gran ventaja de este sistema de comunicación de eventos, la posibilidad de actualización al minuto de la información, tomemos un ejemplo, usted sin querer ha cometido un error en una fecha o en el nombre de un ponente que participa en su evento, si la comunición del mismo ha sido a través de mail ordinario con su correspondiente folleto del evento... ese error permanacerá en los folletos que ya obren en poder los clientes, se trata de un error para siempre... si en lugar de correo ordinario ha elegido un email, transmitiendo toda la información en el mismo, el error estará también siempre visible pero si por fin ha decidido utilizar una web de evento... si en cambio lo que ha remitido es una escueta pero clara información sobre el evento y la información ampliada se encuentra en la web de eventos, todo se puede actualizar de forma fácil y rápida.

¿Por qué una web para un evento y no utilizar la web corporativa?
Por la densidad de la información ya que probablemente su web coporativa o web principal disponga de mucha información ajena al propio evento, productos, noticias, servicios, etc. con lo que la densidad o popularidad del evento dentro del resto de contenidos que conforman su página web es mínima por mucho que la destaque en la home.

Recuerde que cuando usted coloca un aviso en su página web, eso es sólo una intención de comunicar, pues muchos usuarios no leerán el mensaje, actúan de forma mecánica hasta llegar a su objetivo.

Si está preparando un evento, necesita una web de evento, todos le felicitarán, empezando por sus clientes hasta sus colaboradores más próximos. Contactar