Intranets para su empresa

"Su página web interna, punto de encuentro
entre sus trabajadores, su equipo y sus colaboradores"

¿Qué encontramos en una intranet?

Una intranet es un vehículo de comunicación interno e interno-externo.

Interno cuando su uso es limitado al ámbito exclusivo por parte de los trabajadores de su empresa.

Interno-externo cuando la intranet se convierte en un vehículo de colaboración de tú a tú con un cliente, partner o colaborador, por ejemplo para fomentar la venta conjunta de servicios complementarios entre dos empresas.

¿Para qué una intranet interna?

Los contenidos de la intranet pueden ser de diferente índole no obstante es típico encontrar en una intranet aplicaciones específicas para el trabajador así como plantillas de documentos Microsoft Word, hojas de cálculo Excel para la creación de presupuestos, logotipos de la empresa para presentaciones, cartas etc. En definitiva es un repositorio de documentos y herramientas prácticas para la labor diaria de la empresa.

La intranet se encuentra indicada en empresas de una gran envergadura o independientemente de su envergadura, si se trata de empresas deslocalizadas o que disponen de dos, tres o más puntos de venta, también es indicada cuando un grupo de autónomos que trabajan en las mismas obras de forma asídua, pero que no disponen de una oficina física donde compartir una "carpeta de documentos modelos o presupuestos"... En estos casos una intranet ayudará enormemente a colaborar entre ellos y a la unificación de criterios gracias a la gestión documental, tarificación unificada, etc.

¿Para qué una intranet externa?

Como hemos comentado con anterioridad una Intranet Externa, que bien podría llamarse "Extranet" aunque nosotros preferimos diferenciarla de la "Extranet" pues la Intranet pretende basarse en un concepto de comunicación de "tú a tú" y en cambio la Extranet de "yo a ti"

Un ejemplo diferenciador, el mostrado en el portfolio una intranet entre dos empresas y que contiene una herramienta para que los usuarios de la cualquiera de las dos empresas reporten los resultados de su "cooperación" en la venta de soluciones conjuntas. Pues bien, el uso de esta herramienta pretende un uso de "tú a tú" fomentado la colaboración, cuando en las extranets el carácter es de "Yo a ti" cuando por ejemplo el "Yo" fabricante provee de infomación exclusiva al "tú" cliente.

Comentada la sútil diferencia entre los conceptos Intranet y Extranet vamos a ver algunos ejemplos de uso y aplicación de la intranet:

1. El comentado, un sistema de reporting para potenciar cooperación entre empresas.

2. Control de campañas donde los proveedores realizan directamente el reporte periódico de sus resultados, esto es especialmente útil cuando diferentes empresas o agencias controlan diferentes aspectos de la campaña.

El punto 2, es vital cuando no recurrimos una gran agencia o una agencia global para el control de campaña, esto en la práctica es óptimo, pues esa gran agencia por poco que podamos deberá ser la propia empresa, una gran agencia cubrirá los huecos y ocultará los ecos negativos del mercado en muchas ocasiones.

¿Qué herramientas podemos incorporar en nuestra intranet?

+Gestor Documental

Es un lugar donde encontraremos desde "Plantilla de documentos" tipo "carta" a folletos sobre productos en formato PDF, información técnica de nuestros productos y servicios.

+Gestor de Identidad

Logotipos en todos sus sabores y medidas, si olvidar jamás que el usuario/trabajador no sabe o no tiene Photoshop ni similares, si le damos el logo más grande de lo normal lo deformará resultando anticorporativo. Deberá encontrar el logo en diferentes medidas y con una explicación por modelo sobre sus posibles aplicaciones.

+Gestor de Contactos

Si la empresa es grande y son muchos los trabajadores, con una correcta gestión de contactos podremos conocer el teléfono directo o la extensión de aquel comercial de Las Palmas en cuestión de unos pocos segundos.

+Banco de Imágenes

Si en su empresa se precisan imágenes o fotografías para ilustrar presentaciones a clientes, convenciones o cualquier otro tipo de eventos probablemente se habrá dado cuenta que el buen gusto no es algo universal y podrá encontrarse presentaciones en grandes pantallas con algunas fotografías inapropiadas, por ello disponer de un banco de imágenes donde todos o determinados trabajadores puedan nutrir sus documentos de imágenes puede resultar vital, corporativo y apropiado.

+Gestor de eventos

Deje respirar un poco a su secretaria/o encargado de organizar y recepcionar las multitud de peticiones de asistencia a determinado evento gestionando de forma óptima y telemática a través de su intranet.

+Plan de acogida

El departamento de recursos humanos podrá desplegar su plan de acogida para nuevos empleados en su intranet.